Digitale Transformation – das solltet Ihr beachten

Digitalisierung – ein Buzzword, hinter dem mehr steckt

Digitalisierung: An jeder Ecke , egal ob Medien, Soziale Netzwerke bis hin zu Regierungsverlautbarungen, begegnet uns dieses Buzzword. Und wenn man sich umschaut wird man feststellen, dass jeder nach Gusto etwas hinein interpretiert. So wird es verwendet im Umfeld von “Industrie 4.0”, der Vernetzung der eigenen 4 Wände (“smarthome”), beim Einsatz von “Wearables”  aber auch im Bereich von Personalrektierung, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Dahinter steckt also wesentlich mehr, als die im ursprünglichen Sinne gemeinte Überführung von analogen Elementen in eine digitalisierte Form.

Da sich die jeweiligen Aspekte der “Digitalisierung” nun mittlerweile in jedem Bereich wiederfinden, ist es also nicht verwunderlich, wenn sich dieses auch im unternehmerischen Bereich niederschlägt. Denn verändertes Kundenverhalten, Veränderungen am Markt, Individualisierung der Produktion und viele weitere schlagen letztlich auf das eigene Unternehmen durch.

Natürlich ergibt sich hier die Herausforderung, dass man das Thema Digitalisierung nicht auf der grünen Wiese angehen kann. Denn einerseits hat man bereits Produktions-, Liefer- und Vertriebsprozesse. Andererseits muss man sich den Herausforderungen stellen. Im eigentliche Sinne handelt es sich also um eine “digitale Transformation”, die hier angegangen werden muss. Und wie das Transformationsprozesse so an sich haben, verlangen diese auch ein ganzheitliches Vorgehen, und nicht nur die Veränderungen  an einzelnen Stellen.

Damit diese Transformation auch gelingt, haben wir für Euch die wichtigsten Aspekte zusammengestellt.

Transformation gestalten – doch was gehört alles dazu?

Eine Transformation im laufenden Unternehmensbetrieb kann man eigentlich mit einer Operation am offenen Herzen vergleichen. Wenn nicht ein Schritt nach dem anderen vorgegangen wird, wenn man Aspekte vergisst oder Ihnen nicht genügend Bedeutung beimisst, wenn die Werkzeuge nicht passen: Dann ist schlicht und ergreifend der Patient tot.

Damit genau dies nicht passiert sind gerade im unternehmerischen Bereich nachfolgend ausführlich vorgestellte Punkte wichtig.

1. Marktanalyse
2. Strategieentwicklung
3. Geschäftsprozesse
4. Unternehmenskultur
5. Infrastruktur
6. Roadmap
7. PDCA

Und damit wir hier nicht nur mit Begriffen hantieren wollen wir dazu auch die wichtigsten Punkte etwas näher beleuchten.

Den Markt analysieren – und dabei den Kunde nicht vergessen

Grundsätzlich sollte die Marktanalyse ja nicht nur im Bereich der digitalen Transformation an der Tagesordnung stehen. Doch gerade durch die enorme Geschwindigkeit sollte hier genauer hingeschaut werden. Den nicht nur mögliche Veränderungen der Wettbewerber spielen hier eine Rolle. Eben die allgemeine Marktsituation, die Einflüsse aus anderen Regionen, Entwicklungen in angrenzenden Produktbereichen. All dies allein kann schon wichtig genug sein, um in die eigenen Vorstellungen zu überprüfen.

Hinzu kommen natürlich auch technologische Entwicklungen, die sich auf die eigenen Produkte auswirken (können). Gerade im Fertigungsprozess sind Änderungen von heute auf morgen eben  nicht so einfach möglich. Umso ärgerlicher dann, wenn man wichtige Marktsignale nicht erkannte und dann an eben diesem Markt vorbei produziert.

Doch auch die Kundenerwartungen haben sich unter dem Einfluss der Digitalisierung grundlegend geändert. Reichte es beispielsweise früher in Massenproduktion ein ausgereiftes Produkt auf den Markt zu bringen, sind die Wünsche der Kunden mittlerweile heterogener. Dies betrifft nicht nur Designfragen, sondern vielmals auch funktionale Fragen des Produktes. Es muss nicht gleich soweit gehen, dass man hier komplet auf individualisierte Einzelfertigung umschwenken muss. Dennoch sollte man auch diese in der Analyse Aspekt berücksichtigen. Gleiches trifft dann unter anderem auch auf Lieferzeiten zu. Die Liste der betroffenen Aspekte lässt sich hier vielfach fortsetzen.

Insofern sollte man gerade im Bereich der Kundenwünsche auch proaktiv arbeiten, denn nur so wird es gelingen die eigenen Produkte entsprechend zu designen.

Strategieentwicklung – Wissen was man tut … und warum

Ursprünglich bedeutete das Wort “Strategie” die “Kunst der Heeresführung”. Natürlich wollen wir jetzt nicht in den militätischen Bereich abdriften. Dennoch ist ein Unternehmenschef in gewisser Hinsicht schon mit einem “Heerführer” zu vergleichen. Denn auf seinen Schultern lastet Erfolg oder Nichterfolg.

Nachdem man sich nun über den Markt Klarheit verschafft hat sollte man nicht gleich loslegen und versuchen erkannte Einzelaspekte irgendwie umzusetzen. Dies würde dann dazu führen, dass man ohne Gesamtbild einfach nur herumwerkelt. Um am Ende festzustellen, dass sich der gewünschte Erfolg dann doch nicht eingestellt hat.

Natürlich gibt es jede Menge Ansätze, um diese Strategie zu entwickeln. Die wichtigsten Punkte und das systematische Vorgehen haben wir für Euch hier zusammengefasst (“Harvard-Konzept”).

1. Phase: Analyse der gegenwärtigen Situation und der Aussicht
2. Phase: Strategieformulierung
3. Phase: Erstellung der strategischen Planung und der Politik
4. Phase: Umbau der Organisation nach der Strategien
5. Phase: Umsetzung der Strategien

An dieser Stelle wird bereits deutlich, dass die Strategieentwicklung nicht im Vorbeigehen zu machen ist. Vielmehr legt man hier die entscheidenden Grundlagen für die Umsetzung der “digitalen Transformation” im eigenen Unternehmen. Dabei sollte auch beachtet werden, dass man im eigenen Unternehmen auch Bewusstsein für die Chancen und Risiken der Transformation entwicken muss. Dies beinhaltet auch, dass man auf der einen Seite die Strategieentwicklung als ganzheitlichen Ansatz verstehen muss, auf der anderen Seite auch frühzeitig die Verantwortlichkeiten für diesen Prozess klären muss.

Eine “one-men-show” des Chefs wird zum Scheitern des gesamten Vorhabens führen.

Geschäftsprozesse – Kein Hexenwerk, sondern ein Muss

Über Geschäftsprozesse ist schon viel geschrieben worden. Umso überraschender, dass eine Vielzahl von Unternehmen sich mit dieser essenziellen Grundlage nicht oder nur unzureichend beschäftigt haben. Dabei geht es weniger darum sich nur Einzelaspekte im Produktionsprozess anzuschauen. Sondern vielemehr das gesamte Unternehmen.

Denn oftmals lauern eben genau im Zusammenspiel einzelner Abteilungen  Medien- und Prozessbrüche, die einen Gesamterfolg dann konterkarieren bzw. nachhaltig negativ beeinflussen.  Insofern sollte man man sich nach der Strategie zwingend den Prozessen zu wenden. Hierbei ist zwingend der IST-Zustand zu erheben. Dies nicht nur für die einzelnen Betriebsabteilungen, sondern auch als Gesamtblick vom Bestelleingang bis zur Auslieferung. Bereits hier lassen sich dann einzelne Prozessbruchstellen identifizieren, die sich auch ohne die digitale Transformation negativ auswirken können.

Ist-Analyse sollte man sich die bereits erarbeitete Strategie zugrunde legen und schauen, inwieweit die bisherigen Prozesse auch den veränderten Ansatz unterstützen. Auch hier wieder macht es wenig Sinn, sich nur auf einzelne  Unternehmensbestandteile zu konzentrieren, sondern vielmehr End-to-End-Prozesse (E2E) zu definieren. Nur so lässt sich auch ermitteln, welche konkreten Veränderungen bzw. Optimierungen an den Prozessen vorgenommen werden müssen. Dies kann dann auch dazu führen, dass klassische Abteilungsgrenzen neu überdacht werden müssen.

Und nicht nur in der Softwareentwicklung, sondern auch in den Prozessen sollte man den agilen Arbeitsansatz mitdenken. Damit lässt sich erhebliche Flexibilität erzielen. Gerade dann, wenn man ausgehend von den Kundenwünschen relativ schnell auf Produktveränderungen, individuelle Fertigung oder Lieferprozesse reagieren muss.

Vorteilhafterweise werden die definierten Prozesse dann auch mit einem entsprechenden Tool dokumentiert. Nicht nur, damit man sie mal aufgemalt hat. Sie dienen dann auch der Transparenz, da sich jeder Mitatbeiter dann bewusst wird, welche Rolle er im Unternehmen einnimmt bzw. wie die Abteilung ein wichtiger Bestandteil der gesamten Unternehmensausrichtung ist. Gleichzeitig lassen sich durch die verbindliche Vorgabe von Prozessen schnell negative Abweichungen definieren oder auch Optimierungspotenzial entdecken.

Digitalisierung ist Chefsache – Aber ohne Mitarbeiter gehts nicht

Wie bereits erwähnt wird die digitale Transformation scheitern, wenn der Chef oder das Management eine “one-men-show” daraus machen wollen. Natürlich muss das Management des Prozess initiieren, treiben.

Allerdings wird dies ohne die Mitarbeiter mitzunehmen nicht funktionieren. Denn die Mitarbeiter sind schließlich die, die auch die Transformation dann in den jeweiligen Einheiten umsetzen müssen. Und dies setzt eben voraus, dass im Vorfeld das im Kapitel „Strategieentwicklung“ das Bewusstsein für die Chancen und Risiken auch bei den Mitarbeitern geweckt wird. Neudeutsch würde man jetzt von „Sensibilsierung“ sprechen.

Doch damit ist es natürlich bei Weitem noch nicht getan. Denn gerade bei den Mitarbeitern ist zu prüfen, inwieweit diese auch den bevorstehenden Änderungen gewachsen sind. Dies beginnt relativ schlicht mit der Unternehmenskommunikation. Hier empfiehlt sich ein „social-intranet“ zu installieren, wo auf relativ einfache Weise die Kommunikation zwischen dem Management aber auch den Mitarbeitern untereinander installiert werden kann.

Dies steigert nicht nur die Bindung des Mitarbeiters zu den angestrebten Zielen, sondern auch die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen hinweg.

Weiterhin ist zur prüfen, ob die jeweiligen vorhandenen Skills der Mitarbeiter den neuen Anforderungen noch gewachsen sind. Insofern sich hier Lücken auftun, muss frühzeitig die „Qualifizierung im Job“ mitgedacht werden. Denn nichts ist, sowohl für Management als auch den Mitarbeiter selbst, fataler, wenn die Motivation des Mitarbeiters auf Grund fehlender Skills in den Keller geht.

Schlimmstenfalls werden die dann zuvor definierten Geschäftsprozesse scheitern, wenn die entsprechenden Voraussetzungen bei den Mitarbeitern nicht mehr gegeben sind.

Nicht zuletzt sollte auch ein Schwerpunkt darauf gelegt werden, ob die bisher vorhandenen Arbeitszeitmodelle noch mit den veränderten Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen kompatibel sind.

Infrastruktur – Das ist nicht nur die IT

Die IT spielt gerade im Rahmen der zunehmenden Automatisierung, Vernetzung eine entscheidende Rolle im Rahmen der digitalen Transformation.

An dieser Stelle jetzt auf die Spezifika jedes Unternehmens einzugehen ist nicht möglich. Dazu sind die Produkte und die Voraussetzungen in den unterschiedlichen Branchen zu heterogen. Doch es gibt übergreifende Aspekte, die sich bei einer digitalen Transformation für jedes Unternehmen stellen.

Während gerade im Fertigungsprozess der „smartfactory“ die Automatisierung entlang der Produktionskette passieren wird, sind es im Bereich der Beratung eher die Kollaborationsprozesse, die hier im Blickpunkt stehen.

Grundsätzlich muss an dieser Stelle jedes Unternehmen für sich herausfinden, an welchen Stellen im Prozess und mit welcher Technologie gearbeitet werden soll.

Ganz egal, ob man dann mit einer eigenen IT-Abteilung arbeitet oder die Cloud benutzt. Natürlich sollte man bei einer eigenen IT-Abteilung schauen, ob sich die bisherigen Bereitstellungsprozesse auch mit den jetzt definierten Geschäftsprozessen noch 1:1 unterstützen lässt. Hier sollten sich Unternehmenslenker mit den Themen „bimodale-IT“, „Scrum“ und „continous delivery“ beschäftigen.

Ein wichtiger Punkt, der sich über alle bisher benannten Themen spannt ist die IT-Sicherheit. Nicht erst die letzten Veröffentlichungen über Hackerangriffe auf die IT-Infrastruktur von Krankenhäusern, Anbietern von Internetdienstleistungen oder zuletzt die Telekom-Router zeugen von der Wichtigkeit dieses Themas.

Ohne eine IT-Sicherheit ist es schlicht nicht mehr möglich, am Markt langfristig erfolgreich zu sein. Dabei geht es bei weitem nicht nur um Produktionsausfälle. Denn in fast jeder Branche spielt auch das Thema „Wirtschaftsspionage“ eine große Rolle.

Logischerweise ist das alles nicht zum Nulltarif zu erhalten. Daher sparen sich viele Unternehmen die notwendigen Investitionen in diesem Bereich. SO immer nach dem Motto: „Wird schon nichts passieren“.

Doch genau diese fehlenden Investitionen in diesem Bereich werden mittel- bis langfristig dazu führen, dass der Unternehmenserfolg, oder gar der Fortbestand des Unternehmens, hochgradig gefährdet sind.

Transformationsroadmap – Zielen, Messen, Steuern

Die wichtigsten Schritte sind gemacht. Markt, Mitarbeiter, Prozesse und IT wurden analysiert. Für jeden Bereich liegt nun das Transformationserfordernis offen.

Doch all dies nützt nicht viel, wenn dies nicht aufeinander abgestimmt in eine Transformationsroadmap überführt wird. Denn es kommt ja beileibe nicht nur darauf an die Veränderungen im Unternehmen zu kennen, sondern sie müssen auch nach dem Baukastenprinzip ineinander greifen, sich gegenseitig ergänzen. Und vor allem in der richtigen Reihenfolge angegangen werden.

Investitionen in neue Technik oder Maschinen werden nicht den gewünschten Erfolg bringen, wenn die Mitarbeiter vom Wissenstand her nicht in der Lage sind, diese auch bestimmungsgemäß zu bedienen.

Insofern ist die Roadmap hier nicht nur ein beliebiges Mittel der Darstellung, sondern vielmehr der Weg zur erfolgreichen Transformation.

 

Sie enthält damit nicht nur die neben den für die einzelnen Bereiche notwendigen inhaltlichen Veränderungen, sondern auch die aufeinander abgestimmten Aktivitäten (ganz egal ob beispielsweise Beschaffung der Maschinen, Vernetzung dieser, Justierung der IT, Schulung bzw. Weiterbildung der Mitarbeiter9:

Daher kommt einem aufeinander abgestimmten Zeitplan eine besondere Bedeutung zu, der die Kriterien für die erfolgreiche Umsetzung der Einzelmaßnahmen, Qualitätskriterien die insbesondere Schnittstellenprozesse betrachten sowie auch die entsprechenden Verantwortlichkeiten beinhalten.

PDCA – Das kritische Auge

Zum Abschluss unserer kleinen Reise durch die Herausforderungen der digitalen Transformation im Unternehmen möchten wir noch einen wichtigen Punkt beleuchten.

Nachdem nun alle Punkte aus der Transformationsroadmap erfolgreich umgesetzt worden sind ist es wichtig, die gerade durchgeführten Maßnahmen auch weiterhin im Blick zu haben.

In der Regel verwendet man dazu den PDCA-Zyklus. (Plain, Do, Check, Act). Dieser zielt darauf ab, dass man eben auch im laufenden Betrieb die getroffenen Maßnahmen immer wieder einem laufenden Review unterzieht um entsprechendes Optimierungspotenzial zu entdecken.

Dies ist umso wichtiger, da die Entwicklungen entlang der Digitalisierung mit so Atem beraubender Geschwindigkeit vonstatten gehen, dass ein „innehalten“ dazu führen kann, dass die eben durchgeführten Maßnahmen und Investitionen bereits wieder „veraltet“ sind.

Es empfiehlt sich daher dringend, diesen PDCA-Zyklus (oder: kontinuierlicher Verbesserungsprozess) im Unternehmen im Management zu verankern. Nur so kann sichergestellt werden, dass notwendige Veränderungen frühzeitig erkannt und auch wieder umgesetzt werden können.